La transformación digital se refiere a la adopción de procesos y herramientas digitales para lograr objetivos de negocios estratégicos. Es un proceso complejo y multifacético que representa un cambio cultural masivo en cada organización. De acuerdo con la consultora Everest Group, en su informe Reimagining Workplace Services, 68 por ciento de las grandes empresas piensa que, para 2021, la mayoría de sus empleados será móvil y no estará sujeto a un espacio de oficina; mientras que para 2025 más de 75 por ciento de los lugares de trabajo estará integrado por millennials, muchos de ellos en funciones influyentes de toma de decisiones.
Estas expectativas generan preocupación en muchas empresas en México. Según la encuesta Millennials 2018, elaborada por Deloitte, 67 por ciento de los colaboradores de esa generación espera que la industria los apoye con los elementos necesarios para que puedan concentrarse en actividades más creativas. De hecho, alrededor de la mitad de los millennials considera la flexibilidad del lugar de trabajo y los programas de bienestar como factores fundamentales para elegir a un empleador.
Por esta razón debemos considerar la tecnología y a las personas como los ejes fundamentales de los procesos de cambio asociados a la transformación digital. Desde una política BYOD hasta proporcionar a las personas la opción de elegir dónde trabajar, la tecnología nos permite ser más ágiles en el lugar de trabajo. Por ejemplo, las empresas están creando espacios que incorporan estaciones de trabajo temporales, donde un equipo puede trabajar en un proyecto, finalizarlo, y luego reconfigurar la estación para apoyar al próximo equipo. La tecnología de estas estaciones de trabajo debe ser igualmente ágil en dichos entornos.
Herramientas de trabajo como escritorios multinivel, sillas autoajustables, brazos móviles para monitor y lámparas multipropósito están incorporando innovaciones que permiten modalidades de trabajo como coworking y hot desking, lo que facilita la conectividad con múltiples colaboradores y dispositivos, sustituyendo las estaciones de acoplamiento, para comenzar a trabajar sin el desorden de los cables. Después de todo, una estación de trabajo ordenada es mucho más cómoda y eficiente.
Los modelos laborales también están evolucionando. En México ya podemos ver empresas que hacen un uso más eficaz de su espacio de trabajo al eliminar áreas “privadas”. Quitar las oficinas individuales del perímetro permite compartir la luz del día, haciendo que el espacio sea más saludable y productivo. La gente encuentra que el “zumbido” de la oficina, lejos de ser una distracción, le ayuda a concentrarse mejor. De hecho, los empleados más jóvenes pueden beneficiarse de la “mentoría pasiva” que supone ver y escuchar a los ejecutivos más experimentados realizar sus actividades.
Si bien la transformación digital implica la incorporación de la tecnología para lograr mayor eficiencia adaptada al entorno del negocio, la gente representa un papel clave en todo este proceso. La inversión en herramientas de oficina que ayuden a disminuir la resistencia al cambio es bien recibida por parte de los colaboradores. Algunas organizaciones incluso han decidido adquirir mobiliario libre de productos químicos tóxicos, como formaldehídos, PVC, cromo 6 y revestimientos de PFC, lo que ayuda a reducir la exposición de los empleados a estas sustancias.
Según la consultora IDC, 55 por ciento de las empresas en México señala la falta o disminución de presupuestos como el principal obstáculo para implementar proyectos que favorezcan la transformación digital. Sin embargo, se ha comprobado que la modernización de los espacios de trabajo mejora el clima organizacional y la productividad de las compañías, por lo que esta práctica debe verse como una inversión, y no como un gasto.
Alberto Elizondo es Managing Director Latin America & Caribbean en Humanscale.