REFLEXIONES DESDE LA PROMOTORÍA
Lic. Raúl Sahagún Brunet CEO GSMEXICO
En los últimos meses parece que todo gira alrededor de la inteligencia artificial. Hay cursos, conferencias, aplicaciones, asistentes virtuales y supuestos expertos que prometen convertirnos, casi de la noche a la mañana, en vendedores extraordinarios.
Ante tanta oferta, muchos agentes me preguntan:
—¿Cuál es la mejor inteligencia artificial?
Mi respuesta suele ser otra pregunta:
—¿Qué problema de tu negocio necesitas resolver?
Porque un agente puede pagar ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot y otras cinco aplicaciones más, y continuar desordenado, sin prospectos, sin seguimiento, sin estudiar sus productos y enviando el mismo mensaje de cumpleaños a toda su cartera.
La inteligencia artificial no corrige por sí sola un negocio mal administrado. A veces, solamente consigue que el desorden avance más rápido.
Por eso, antes de elegir una herramienta, debemos recordar que el crecimiento profesional de un agente depende de tres inversiones permanentes: conocimiento, tecnología y relaciones.
Primera inversión: conocimiento
Un agente necesita estudiar productos, condiciones generales, suscripción, vida, retiro, gastos médicos, autos, daños, fianzas, ventas, administración, finanzas, impuestos y cultura empresarial.
La lista parece interminable, pero también lo son nuestras responsabilidades cuando una persona pone en nuestras manos la protección de su familia, su salud, su patrimonio o su empresa.
En esta primera etapa, mi recomendación es utilizar principalmente NotebookLM, ChatGPT y Claude, pero cada una para una función diferente.
NotebookLM resulta especialmente útil para estudiar documentos oficiales. El agente puede cargar condiciones generales, manuales, circulares, presentaciones y materiales de capacitación para hacer preguntas sobre esas fuentes, generar guías de estudio, resúmenes y cuestionarios. Sus respuestas se construyen a partir de los documentos incorporados al cuaderno y muestran referencias para localizar la información original.
Por ejemplo, podemos cargar las condiciones generales de un seguro de gastos médicos y preguntarle:
“¿Cuáles son los principales periodos de espera?”
“¿Qué padecimientos tienen tratamiento especial?”
“¿En qué parte del documento aparece esta exclusión?”
Esto es mucho más seguro que preguntarle a una inteligencia artificial abierta y confiar ciegamente en lo primero que responda.
ChatGPT puede utilizarse como tutor conversacional. Sirve para explicar conceptos con diferentes niveles de profundidad, analizar archivos, preparar preguntas, simular entrevistas y representar a un prospecto con objeciones. También permite organizar proyectos y realizar análisis de información y datos.
Podríamos pedirle:
“Explícame esta cobertura como si se la presentaras a un empresario”.
“Hazme diez preguntas para comprobar si comprendí el producto”.
“Actúa como un cliente desconfiado y cuestiona mi recomendación”.
Claude es una buena alternativa para trabajar textos extensos, estructurar argumentos, revisar documentos y desarrollar contenidos que requieren varias versiones. Sus funciones permiten trabajar documentos y otros materiales en un espacio separado para revisarlos y modificarlos.
Sin embargo, ninguna de estas herramientas sustituye el criterio técnico.
La IA escribe con mucha seguridad, incluso cuando se equivoca. Y en seguros, una equivocación presentada con gran elegancia sigue siendo una equivocación.
Por eso recomiendo una combinación sencilla: NotebookLM para estudiar documentos oficiales y ChatGPT o Claude para practicar, explicar y cuestionar lo aprendido.
La IA puede ayudarnos a saber más. No debe ayudarnos a aparentar conocimientos que todavía no tenemos.
Segunda inversión: tecnología
Tener un teléfono reciente, una computadora funcional y conexión a internet ya no representa una ventaja competitiva. Es solamente el punto de partida.
La verdadera transformación comienza cuando la tecnología permite controlar prospectos, citas, seguimientos, renovaciones, cobranza, expedientes, referidos, indicadores y oportunidades de venta.
Aquí la elección de la IA depende, en buena medida, del ecosistema tecnológico que ya utiliza el agente.
Si trabaja principalmente con Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Google Meet, mi recomendación es Gemini para Google Workspace. Se encuentra integrado en aplicaciones como Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Drive y Meet, lo que permite redactar, resumir, organizar información y trabajar sobre los archivos del usuario sin cambiar constantemente de plataforma.
Si el agente trabaja principalmente con Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams, la opción natural es Microsoft 365 Copilot. Puede apoyar en la redacción de documentos, el análisis de hojas de cálculo, la preparación de presentaciones, el resumen de correos y la recuperación de información de reuniones.
No tiene mucho sentido trabajar todos los días dentro de Microsoft y contratar herramientas que obliguen a copiar y pegar todo hacia otro sistema. Tampoco conviene utilizar Google Workspace y construir una operación completamente separada en otra plataforma.
La inteligencia artificial más útil suele ser la que vive dentro de las herramientas que ya forman parte de nuestra jornada.
Para registrar reuniones, acuerdos y pendientes, también existen aplicaciones como Otter, que transcriben conversaciones, elaboran resúmenes e identifican compromisos y tareas. Antes de usarla en una conversación con clientes, naturalmente, debe revisarse el consentimiento correspondiente y la política de privacidad aplicable.
Cuando el problema es conectar aplicaciones y automatizar tareas repetitivas, pueden utilizarse Zapier o Make.
Estas plataformas permiten crear flujos como los siguientes:
Cuando entra un prospecto, registrarlo en el CRM.
Cuando se acerca una renovación, crear una tarea de seguimiento.
Cuando se llena un formulario, enviar un correo y asignar un responsable.
Cuando termina una reunión, guardar el resumen y generar los pendientes.
Zapier y Make conectan aplicaciones y permiten construir flujos automatizados, pero deben utilizarse después de definir correctamente el proceso. Automatizar un procedimiento mal diseñado solamente produce errores con mayor velocidad.
¿Y qué CRM conviene utilizar?
Aquí debemos ser realistas.
Para un agente individual o un despacho pequeño que apenas comienza a ordenar su operación, Zoho CRM con Zia puede ser una alternativa razonable. Zia funciona como asistente dentro del CRM, ayuda a analizar información comercial, detectar patrones y sugerir automatizaciones.
Para una agencia, promotoría o despacho que busca integrar ventas, campañas, servicio y seguimiento, HubSpot con Breeze ofrece herramientas de inteligencia artificial conectadas con la información del CRM. Puede apoyar en la preparación de reuniones, el seguimiento comercial, el análisis del embudo y la personalización de comunicaciones.
Para promotorías grandes, aseguradoras o estructuras comerciales más complejas, Salesforce con Agentforce puede tener mayor sentido, especialmente cuando se requiere integrar ventas, servicio, marketing, datos y agentes automatizados. No obstante, implica una inversión económica, técnica y operativa considerablemente mayor.
La regla sigue siendo la misma: no debemos elegir el CRM por su fama, sino por el tamaño de la operación, la capacidad del equipo y el problema que necesitamos resolver.
Comprar tecnología no significa modernizarse.
Algunos agentes coleccionan aplicaciones como antes coleccionaban agendas, calculadoras o plumas promocionales. Tienen cinco plataformas, tres asistentes virtuales, dos sistemas de seguimiento y continúan anotando los pendientes en un papelito que después no encuentran.
No se trata de acumular tecnología. Se trata de resolver problemas.
Tercera inversión: relaciones
En seguros y fianzas, las relaciones forman parte del patrimonio profesional del agente.
Clientes, prospectos, referidores, colegas, promotores, aseguradoras, afianzadoras, médicos, abogados, contadores, empresarios y centros de influencia constituyen nuestra verdadera red de crecimiento.
En esta área, recomiendo utilizar ChatGPT o Claude como preparadores de conversaciones, no como vendedores automáticos.
Antes de una cita, el agente puede proporcionar el perfil general del prospecto —sin incluir información personal sensible— y pedir:
“¿Qué preocupaciones podría tener esta persona?”
“¿Qué preguntas debo hacer antes de recomendarle un producto?”
“¿Cómo explicaría el riesgo sin presionarla?”
“Simula cinco objeciones y cuestiona mis respuestas”.
Para investigar información pública de una empresa, un sector o una tendencia, pueden utilizarse Perplexity o la búsqueda de ChatGPT, ya que presentan información acompañada de fuentes que después deben abrirse y comprobarse.
Pero debemos evitar convertir la investigación en espionaje o utilizar datos personales para manipular emocionalmente al prospecto.
La tecnología debe ayudarnos a comprender mejor a la persona, no a aprovechar sus vulnerabilidades.
También puede utilizarse la IA para preparar un mensaje personalizado, recordar un compromiso o encontrar una mejor forma de explicar un concepto. Lo que no puede hacer es sustituir el interés genuino.
Un cliente distingue entre un mensaje escrito para él y un texto genérico enviado a cincuenta personas.
La IA puede mejorar nuestras palabras, pero no nuestra intención.
La IA para dirigir el negocio
Existe un cuarto nivel que corresponde al agente que ya está desarrollando una estructura empresarial.
En esta etapa, la inteligencia artificial debe convertirse en una herramienta de análisis y dirección.
Para analizar bases de datos, producción, cobranza, renovaciones, persistencia, rentabilidad y mezcla de cartera, pueden utilizarse ChatGPT para análisis de datos, Copilot dentro de Excel o Gemini dentro de Hojas de cálculo.
El objetivo no es preguntarle a la IA cuánto vendimos. Eso debería conocerlo cualquier agente.
Las preguntas importantes son otras:
¿Qué tipo de cliente es más rentable?
¿Qué ramo está creciendo y cuál se está debilitando?
¿Qué agentes requieren acompañamiento?
¿Dónde se están perdiendo las renovaciones?
¿Qué fuentes de prospección producen mejores resultados?
¿Qué actividades consumen mucho tiempo y generan poco ingreso?
Un CRM como HubSpot, Zoho o Salesforce puede complementar este análisis cuando la información se encuentra bien capturada. Si los datos están incompletos, duplicados o desactualizados, ninguna inteligencia artificial producirá una visión confiable.
La calidad del análisis depende de la calidad de la información.
La responsabilidad de la promotoría
Ante esta realidad, una promotoría moderna no debería limitarse a organizar una conferencia y decirles a sus agentes:
—Usen inteligencia artificial porque es el futuro.
Su responsabilidad es ayudarlos a identificar qué herramienta necesitan, qué problema resolverán, cuánto deberán invertir, cómo medirán los resultados y cuáles son los límites que no pueden cruzar.
La formación podría dividirse en cuatro rutas:
IA para aprender mejor: NotebookLM, ChatGPT y Claude.
IA para operar mejor: Gemini para Workspace o Microsoft 365 Copilot.
IA para automatizar y controlar: Zapier, Make, Zoho, HubSpot o Salesforce.
IA para analizar y dirigir: ChatGPT, Excel con Copilot, Hojas de cálculo con Gemini y los tableros del CRM.
La promotoría también debe establecer reglas de seguridad.
No se deben cargar indiscriminadamente identificaciones, expedientes médicos, estados de cuenta, pólizas completas o información confidencial de clientes en cuentas personales o plataformas cuya configuración no haya sido revisada.
Cuando se maneje información empresarial o sensible, conviene evaluar versiones profesionales como ChatGPT Business, Google Workspace o Microsoft 365 Copilot, cuyas condiciones empresariales establecen protecciones específicas sobre el uso de los datos organizacionales. Esto no elimina la obligación de anonimizar información, limitar accesos y cumplir las disposiciones legales y contractuales aplicables
Mi recomendación concreta
Para un agente que comienza, no recomiendo contratar diez aplicaciones.
Sugiero iniciar con este esquema:
Primer paso: ChatGPT y NotebookLM para estudiar, preparar citas y desarrollar contenidos.
Segundo paso: Gemini, cuando su operación esté centrada en Google Workspace, o Microsoft 365 Copilot, cuando trabaje principalmente con Office.
Tercer paso: un CRM como Zoho o HubSpot para controlar prospectos, seguimientos, renovaciones y oportunidades.
Cuarto paso: Zapier o Make para automatizar procesos que ya hayan demostrado funcionar.
Quinto paso: Salesforce, herramientas avanzadas de análisis o agentes autónomos únicamente cuando el tamaño y la complejidad de la organización realmente lo justifiquen.
No todos los agentes necesitan todas las inteligencias artificiales.
Necesitan una combinación coherente con su nivel de madurez, presupuesto, conocimientos y objetivos.
Un agente que invierte solamente en IA puede volverse rápido, pero frágil.
El que invierte únicamente en cursos puede estar preparado, pero avanzar lentamente.
Y quien posee conocimiento y tecnología, pero no cultiva relaciones, puede convertirse en una persona muy eficiente a quien nadie conoce, nadie recomienda y nadie llama.
El futuro pertenece al agente que combine las tres grandes inversiones: conocimiento para tener criterio, tecnología para trabajar con método y relaciones para construir mercado.
Desde la promotoría, nuestra función no consiste en venderle al agente la aplicación de moda. Consiste en ayudarlo a elegir las herramientas adecuadas para convertirse en un profesional más preparado, productivo, humano y con auténtica visión empresarial.
Porque la inteligencia artificial no hará grande a un agente con una visión pequeña.
Pero puede multiplicar las capacidades de aquel que decide prepararse, organizarse y crecer sin dejar de ser humano.