En el entorno laboral, asumir que todos comprenden lo discutido en una reunión puede derivar en malentendidos, expectativas desalineadas y, en última instancia, una disminución en la productividad. Reconocer este riesgo es el primer paso hacia una comunicación efectiva. Las personas interpretan las instrucciones según su experiencia, por lo que es esencial invitar abiertamente a la aclaración mediante preguntas como “¿Qué preguntas tiene?”, en lugar de “¿Tiene alguna pregunta?”. Este pequeño cambio promueve un ambiente más receptivo y participativo.
Así lo define Kate Zabriskie, presidenta de Business Training Works Inc., una empresa de desarrollo de talento en una colaboración para el blog de MDRT.
Zabriskie destaca que definir claramente términos y expectativas también es clave. Expresiones vagas como “pronto” o “mejor” deben sustituirse por detalles específicos y medibles. Usar un lenguaje preciso, ofrecer ejemplos concretos y cuantificar objetivos ayuda a eliminar la ambigüedad y a mantener a todos en la misma página. Además, fomentar la comunicación bidireccional permite verificar si el mensaje fue comprendido, creando un espacio para el diálogo y los ajustes necesarios.
También añade que la documentación desempeña un papel crucial en la claridad. Registrar acuerdos y próximos pasos a través de correos electrónicos de seguimiento previene la pérdida de información importante. Asimismo, es fundamental evitar la sobrecarga de canales de comunicación: establecer uno principal y reglas claras sobre su uso contribuye a una coordinación más eficiente.
Por último, realizar registros periódicos permite detectar malentendidos antes de que se conviertan en problemas. Preguntar específicamente por desafíos o comparar el progreso con los planes iniciales mantiene los objetivos claros y el rumbo definido. En definitiva, invertir unos minutos para asegurar la comprensión puede evitar horas de confusión. La comunicación clara no solo mejora la productividad, sino que también fortalece la confianza y la colaboración entre los equipos.